سياسات
سياسات
لطلب سجلات من مجلس فرجينيا للمرأة، يمكنك توجيه طلبك إلى:
غلوريا سينيكال، مديرة إدارة المجلس
1111 E. شارع برود
ريتشموند، فيرجينيا 23219
البريد الإلكتروني: women@governor.virginia.gov
وبالإضافة إلى ذلك، فإن المجلس الاستشاري لحرية المعلومات متاح للإجابة على أي أسئلة قد تكون لديك بخصوص قانون حرية المعلومات (FOIA). يمكن الاتصال بالمجلس عن طريق البريد الإلكتروني على: foiacouncil@dls.virginia.gov أو عن طريق الهاتف على (804) 225-3056 أو [مجاناً] على 1-866-448-4100.
حقوق مقدمي الطلبات ومسؤوليات مجلس فيرجينيا للمرأة بموجب قانون فيرجينيا لحرية المعلومات
قانون فيرجينيا لحرية المعلومات (FOIA)، الموجود في الفقرة 2.2-3700 وآخرون. من قانون ولاية فرجينيا، يضمن لمواطني الكومنولث وممثلي وسائل الإعلام الوصول إلى السجلات العامة التي تحتفظ بها الهيئات العامة والمسؤولين العموميين والموظفين العموميين.
السجل العام هو أي كتابة أو تسجيل - بغض النظر عما إذا كان سجلاً ورقيًا أو ملفًا إلكترونيًا أو تسجيلًا صوتيًا أو تسجيل فيديو أو أي شكل آخر - يتم إعداده أو امتلاكه من قبل هيئة عامة أو مسؤوليها أو موظفيها أو وكلائها أو في حوزتها في إطار التعامل مع الأعمال العامة. يُفترض أن تكون جميع السجلات العامة مفتوحة، ولا يجوز حجبها إلا في حالة انطباق إعفاء قانوني محدد.
تنص سياسة قانون حرية المعلومات (FOIA) على أن الهدف من قانون حرية المعلومات هو تعزيز زيادة وعي جميع الأفراد بالأنشطة الحكومية. في تعزيز هذه السياسة، يتطلب قانون حرية المعلومات (FOIA) أن يتم تفسير القانون بشكل ليبرالي، لصالح الوصول، وأن أي استثناء يسمح بحجب السجلات العامة يجب أن يُفسر بشكل ضيق.
حقوقك بموجب قانون حرية المعلومات
يحق لك طلب فحص السجلات العامة أو الحصول على نسخ منها أو كليهما.
- يحق لك طلب تقدير أي رسوم للسجلات المطلوبة مسبقًا.
- إذا كنت تعتقد أن حقوقك بموجب قانون FOIA قد انتُهكت، يمكنك تقديم التماس في محكمة المقاطعة أو محكمة الدائرة لإلزام الامتثال لقانون FOIA.
تقديم طلب للحصول على سجلات من مجلس فيرجينيا المعني بالمرأة
- يمكنك طلب السجلات عبر البريد الأمريكي أو الفاكس أو البريد الإلكتروني أو شخصيًا أو عبر الهاتف. لا يتطلب قانون حرية المعلومات (FOIA) أن يكون طلبك مكتوبًا، ولا تحتاج إلى أن تذكر بشكل محدد أنك تطلب سجلات بموجب FOIA.
- من منظور عملي، قد يكون من المفيد لك وللشخص الذي يتلقى طلبك أن تصوغ طلبك كتابةً. يتيح لك هذا إنشاء سجل لطلبك. كما أنه يوفر لنا بيانًا واضحًا بالسجلات التي تطلبها، حتى لا يحدث أي سوء فهم بسبب الطلب الشفهي. ومع ذلك، لا يمكننا رفض الرد على طلب قانون حرية المعلومات (FOIA) الخاص بك إذا اخترت عدم تقديمه كتابيًا.
- يجب أن يحدد طلبك السجلات التي تسعى للحصول عليها "تحديدًا معقولاً." هذا هو معيار المنطق السليم. DOE لا يشير إلى حجم أو عدد السجلات التي تطلبها أو يحد من حجم أو عدد السجلات التي تطلبها؛ وبدلاً من ذلك، يتطلب الأمر أن تكون محددًا بما فيه الكفاية حتى نتمكن من تحديد السجلات التي تطلبها وتحديد موقعها.
- يجب أن يطلب طلبك السجلات أو المستندات الموجودة. FOIA يمنحك الحق في فحص السجلات أو نسخها؛ DOE لا ينطبق على الحالة التي تسأل فيها أسئلة عامة عن عمل مجلس فرجينيا المعني بالمرأة، ولا DOE يتطلب من مجلس فرجينيا المعني بالمرأة إنشاء سجل DOE غير موجود.
- يمكنك اختيار استلام السجلات الإلكترونية بأي صيغة يستخدمها مجلس فرجينيا للمرأة في سياق العمل المعتاد.
- على سبيل المثال، إذا كنت تطلب السجلات المحفوظة في قاعدة بيانات Excel، فيمكنك اختيار استلام تلك السجلات إلكترونيًا، عبر البريد الإلكتروني أو على قرص كمبيوتر، أو استلام نسخة مطبوعة من تلك السجلات
- إذا كانت لدينا أسئلة حول طلبك، يُرجى التعاون مع جهود الموظفين لتوضيح نوع السجلات التي تطلبها، أو محاولة التوصل إلى اتفاق معقول حول الرد على طلب كبير. إن تقديم طلب FOIA ليس عملية خصومة، ولكننا قد نحتاج إلى مناقشة طلبك معك للتأكد من أننا نفهم ما هي السجلات التي تسعى للحصول عليها.
مسؤوليات مجلس فيرجينيا لشؤون المرأة في الاستجابة لطلبك
- يجب على مجلس فرجينيا للمرأة الرد على طلبك في غضون خمسة أيام عمل من تاريخ استلامه. "يعتبر اليوم الأول" هو اليوم التالي لاستلام طلبك. فترة الخمسة أيام DOE لا تشمل عطلات نهاية الأسبوع أو العطلات.
- السبب وراء طلبك الحصول على السجلات العامة من مجلس فرجينيا المعني بالمرأة لا علاقة له بالموضوع، ولا يمكننا أن نسألك عن سبب رغبتك في الحصول على السجلات قبل أن نستجيب لطلبك. FOIA DOE ، ومع ذلك، اسمح لمجلس فرجينيا للمرأة أن يطلب منك تقديم اسمك وعنوانك القانوني.
- FOIA يتطلب أن يقوم مجلس فيرجينيا المعني بالمرأة بتقديم أحد الردود التالية على طلبك خلال فترة الخمسة أيام
- نحن نوفر لكم السجلات التي طلبتها بالكامل.
- نحن نحجب جميع السجلات التي طلبتها، لأن جميع السجلات تخضع لإعفاء قانوني محدد. إذا تم حجب جميع السجلات، يجب أن نرسل إليك ردًا كتابيًا. يجب أن تحدد هذه الكتابة حجم وموضوع السجلات التي يتم حجبها، وأن تذكر القسم المحدد من قانون فيرجينيا الذي يسمح لنا بحجب السجلات.
- نحن نقدم بعض السجلات التي طلبتها، ولكننا نحجب السجلات الأخرى. لا يمكننا حجب سجل كامل إذا كان جزء منه فقط يخضع للاستثناء. في تلك الحالة، قد نقوم بتنقيح الجزء من السجل الذي يمكن حجبه، ويجب أن نقدم لك بقية السجل. يجب أن نزودك برد مكتوب يوضح القسم المحدد من قانون فيرجينيا الذي يسمح بحجب أجزاء من السجلات المطلوبة.
- إذا كان من المستحيل عمليًا على مجلس فيرجينيا للمرأة الرد على طلبك خلال فترة الخمسة أيام، فيجب أن نذكر ذلك كتابيًا، مع توضيح الظروف التي تجعل الرد مستحيلًا. سيتيح لنا ذلك سبعة أيام عمل إضافية للرد على طلبك، مما يمنحنا ما مجموعه 12 يوم عمل للرد على طلبك.
- إذا قدمت طلبًا للحصول على عدد كبير جدًا من السجلات، وشعرنا أنه لا يمكننا توفير السجلات لك في غضون 12 يوم دون تعطيل مسؤولياتنا التنظيمية الأخرى، فقد نلتمس من المحكمة وقتًا إضافيًا للرد على طلبك. ومع ذلك، يتطلب موقع FOIA أن نبذل جهدًا معقولاً للتوصل إلى اتفاق معك بشأن إنتاج السجلات أو السجلات قبل أن نذهب إلى المحكمة لطلب المزيد من الوقت.
التكاليف
- قد يتعين عليك دفع ثمن السجلات التي تطلبها من مجلس فرجينيا المعني بالمرأة. FOIA يسمح لنا بفرض رسوم على التكاليف الفعلية للاستجابة لطلبات FOIA. قد يشمل ذلك بنودًا مثل وقت الموظفين الذي يقضيه الموظفون في البحث عن السجلات المطلوبة أو تكاليف النسخ أو أي تكاليف أخرى تتعلق مباشرةً بتوفير السجلات المطلوبة. لا يمكن أن تشمل التكاليف العامة العامة.
- قد نطلب منك دفع وديعة لا تتجاوز مبلغ التقدير قبل متابعة طلبك إذا قدرنا أن تكلفة الرد على طلبك ستتجاوز 200 دولارًا. لا تشمل الأيام الخمسة التي يجب علينا فيها الرد على طلبك الفترة بين طلبنا للإيداع وردك.
- يمكنك أن تطلب منا تقدير الرسوم مسبقًا لتوفير السجلات التي طلبتها. سيمكنك هذا من معرفة أي تكاليف مسبقاً، أو سيتيح لك الفرصة لتعديل طلبك في محاولة لتقليل التكاليف المقدرة.
- إذا كنت مدينًا لنا بأموال من طلب سابق FOIA ظل غير مدفوع لأكثر من 30 يوم، فقد يطلب مجلس فرجينيا المعني بالمرأة سداد الفاتورة السابقة المستحقة قبل أن يستجيب لطلبك الجديد FOIA.
يجوز للهيئة العامة فرض رسوم معقولة لا تتجاوز التكلفة الفعلية المتكبدة في الوصول إلى السجلات المطلوبة أو استنساخها أو توفيرها أو البحث عنها. لا يجوز لأي هيئة عامة أن تفرض أي رسوم أو نفقات خارجة أو وسيطة أو زائدة لاسترداد التكاليف العامة المرتبطة بإنشاء السجلات أو الاحتفاظ بها أو القيام بالأعمال العامة للهيئة العامة. يجب ألا تتجاوز رسوم النسخ التي تتقاضاها الهيئة العامة التكلفة الفعلية للنسخ. يجب تقدير جميع رسوم توريد السجلات المطلوبة مسبقًا بناءً على طلب المواطن على النحو المنصوص عليه في القسم الفرعي (و) من الفقرة 2.2-3704 من قانون فرجينيا.
الاستثناءات شائعة الاستخدام
يسمح قانون فيرجينيا لأي هيئة عامة بحجب بعض السجلات عن الكشف العام. يحجب مجلس فرجينيا للمرأة عادةً السجلات الخاضعة للإعفاءات التالية:
- سجلات الموظفين (§ 2.2-3705.1 (1) من قانون فيرجينيا)
- السجلات الخاضعة للامتياز بين المحامي وموكله (§ 2.2-3705.1 (2)) أو منتج عمل المحامي (§ 2.2-3705.1 (3))
- معلومات ملكية البائع (§ 2.2-3705.1 (6))
- السجلات المتعلقة بالتفاوض ومنح العقد، قبل منح العقد (§ 2.2-3705.1 (12))